Программа, которую использовала компания, вела учет кассовым методом: все деньги, что пришли на счет считала выручкой, а всё, что ушло со счета, - расходами. И тут же показывала чистую прибыль - разницу между выручкой и расходами.

Кассовый метод работает так:

компания получила деньги от клиента, например на счет или наличными ⟶ эти деньги признают выручкой;

компания потратила деньги, например, оплатила стройматериалы со счета или наличными ⟶ эти деньги признают расходами;

из выручки вычла расходы ⟶ это якобы чистая прибыль.

Что тут не так:
выручка - это не деньги в кассе, а выполненные обязательства.

Например, заказ от сети отелей совокупно на 2 млн рублей. Наше рекламное агентство заключает договор на производство баннеров и вывесок и их установку в мае и сразу получает аванс - 1 млн рублей. Пока что это еще не выручка.

Компания запускает производство в июне, тогда же заказывает материалы на 500 000 рублей, оплачивает труд рабочих на 300 000 рублей. Деньги со счета уходят, но это еще не расходы.

В июне производится продукция, и только к концу июля завершается монтаж, а клиент подписывает акт и переводит остаток платежа - еще 1 млн рублей. И вот в июле, когда подписали акт, можно признавать выручку и расходы, то есть считать:

2 000 000 рублей по акту выполненных работ - выручка;

500 000 + 300 000 рублей - расходы;

1 200 000 рублей - маржинальная прибыль.

Выручка и расходы признаются к учету только после выполнения обязательств, даже если деньги пришли на счет два месяца назад, в прошлом году или через полгода - это называется «признавать выручку начисленным способом»

Авансы разных клиентов и расходы по разным объектам накладывались друг на друга, и деньгами от одного клиента уже оплачивали расходники для другого.

То есть всё это время они тратили деньги будущих проектов, к которым еще не приступили. Эти деньги они еще не заработали, ведь клиенты могли попросить аванс назад, отказаться от сотрудничества или приостановить размещение рекламы.

Еще один риск - мог снизиться поток новых клиентов и авансов. В этом случае компании не хватило бы денег, чтобы закончить производство баннеров, по которым уже заключили договоры и получили авансы.

Составив корректный отчет о финансовом состоянии, выяснилось, что компания накопила не 10 млн рублей прибыли, а 15 млн рублей убытков, но при этом собственники себя не обидели и выплатили 4 млн рублей дивидендов - тоже из авансов.

Чтобы не оказаться в ситуации, когда прибыль вроде бы есть, но на деле ее нет, а есть убытки, нужно:

- считать прибыль начисленным методом. Не по деньгам в кассе или на счету, а по выполненным обязательствам. И навсегда запомнить, что деньги в кассе - это не прибыль!

- внедрить систему фондов, чтобы случайно не забрать в виде дивидендов лишних денег. Фонд - это что-то вроде копилки компании, в которую она откладывает деньги с прибыли. Фонды могут быть разными, например, с накоплениями на дивиденды, на обучение сотрудников, ремонт или новое оборудование

- разбираться в нюансах самостоятельно или с помощью эксперта: программы помогают автоматизировать учет и собирать данные быстрее, но если не знать, как именно они считают выручку и прибыль, можно нечаянно оказаться в многомиллионных убытках.